O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) disponibilizou o Manual de Boas Práticas e Governança de Dados para Cartórios, um guia estratégico para auxiliar unidades extrajudiciais na adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O documento, elaborado pela Comissão de Proteção de Dados da Corregedoria Nacional de Justiça, reúne diretrizes para harmonizar a prestação do serviço público com o direito fundamental à privacidade.
Um roteiro para a governança de dados
A adequação à LGPD é apresentada no manual não somente como uma obrigação legal, mas como uma condição essencial para a modernização das unidades e o fortalecimento da segurança jurídica. O texto reforça que os titulares dos Cartórios atuam como controladores dos dados pessoais, competindo a eles as decisões estratégicas sobre o tratamento das informações.
Entre as prioridades listadas para a conformidade, o manual destaca:
Mapeamento e inventário: Identificar o ciclo de vida dos dados, desde a coleta até o descarte.
Nomeação do encarregado (DPO): Formalizar a indicação do profissional que será o canal de comunicação com os usuários e a ANPD.
Treinamento contínuo: Capacitar todos os colaboradores e novos funcionários, com periodicidade mínima anual.
Segurança da informação: Implementar medidas técnicas como criptografia, backups e controle de acesso para prevenir incidentes.
Diretrizes por especialidade
Um dos grandes diferenciais do material é o detalhamento de condutas para cada atribuição. No Registro de Imóveis, por exemplo, o manual aborda o processo de emissão de certidões e buscas, ressaltando que, em casos de tentativas de tratamento de dados em desacordo com a LGPD, o oficial pode recusar o fornecimento mediante nota fundamentada.
Responsabilidade e transparência
O manual também esclarece que o uso de dados nos Cartórios fundamenta-se, em sua maioria, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória. No entanto, a transparência deve ser garantida por meio de avisos de privacidade físicos e digitais, informando aos cidadãos como e por que seus dados são tratados.
O RIB-MG recomenda a todos os seus associados a leitura integral do documento e a revisão de seus programas internos de conformidade. A governança eficaz é o caminho para evitar sanções e manter a confiança da sociedade na integridade dos serviços extrajudiciais.
